Archivierung von Unterlagen der Verwaltung und privater Dritter mit Leistungsvereinbarung

Die rechtliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsstellen, Organisationen mit Leistungsvereinbarung und dem Staatsarchiv bilden das Archivgesetz vom 29. Januar 2004 und die Verordnung über die Aktenführung vom 20. März 2012.

Ein Leitfaden fasst die wichtigsten Punkte zusammen:

• Leitfaden zur Archivierung für Verwaltungsstellen
• Leitfaden zur Archivierung für Organisationen mit Leistungsvereinbarung

Der Auftrag des Staatsarchivs umfasst Aufgaben im gesamten Lebenszyklus von Unterlagen, die bei den aktenproduzierenden Stellen entstehen:

• Aktenführung (Records Management)
• Aktenaufbewahrung
• Aktenablieferung
• Einsichtnahme und Aktenausleihe

Für alle aktenabliefernden Stellen der kantonalen Verwaltung und für Organisationen mit Leistungsvereinbarung ist eine Ansprechperson im Staatsarchiv zuständig.

Verwaltungsstellen und Organisationen mit Leistungsvereinbarung bewirtschaften grosse Mengen an Informationen in elektronischer und analoger Form. Diese müssen geordnet und rechtskonform verwaltet werden.

Wie müssen Archivräume bezüglich Klima und Sicherheit beschaffen sein, damit analoge Unterlagen adäquat aufbewahrt werden können? Was ist bei Schadenfällen wie Schimmel, Wassereinbruch oder Feuer zu tun?

Verwaltungsstellen und Organisationen mit Leistungsvereinbarung sind dazu verpflichtet, ihre Unterlagen dem Staatsarchiv anzubieten. Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen zusammen mit den aktenproduzierenden Stellen und übernimmt die archivwürdigen Unterlagen in analoger oder digitaler Form.

Wie können Sie wieder in Ihre abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen und diese ausleihen?