Aktenablieferung ans Staatsarchiv

Die aktenproduzierenden Stellen bieten ihre Unterlagen dem Staatsarchiv in periodischen Abständen an. In der Regel betrifft dies Unterlagen, die rund 10 Jahre alt oder älter sind. Die Anbietepflicht umfasst alle Arten von Unterlagen (analog, digital, Text, Bild, Ton) sowie Sach- und Personendaten. Übernommen und dauernd aufbewahrt werden jedoch nur archivwürdige Unterlagen. Damit sind jene Unterlagen gemeint, die rechtlich, administrativ, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvoll sind. Diese Bewertung führt das Staatsarchiv in Zusammenarbeit mit dem anbietenden Aktenproduzenten durch. Dabei wird schriftlich festgehalten, welche Unterlagen dem Staatsarchiv übergeben werden und welche Unterlagen vernichtet werden können bzw. müssen. Die Überlieferung der Unterlagen dient sowohl den Aktenproduzenten als auch der Öffentlichkeit und der Forschung, indem:

• Aktenproduzenten von nur noch selten benötigten Unterlagen entlastet werden
• staatliches Handeln nachvollziehbar bleibt
• authentische Quellen zur regionalen Geschichte überliefert werden

Für alle aktenabliefernden Stellen der kantonalen Verwaltung und für private Dritte mit Leistungsvereinbarung ist eine Ansprechperson im Staatsarchiv zuständig (siehe unten). Wir bitten Sie, vor einer Ablieferung frühzeitig mit uns Kontakt aufzunehmen.

Für die Vorbereitung und Abwicklung einer Ablieferung von Pa-pierunterlagen stehen Ihnen folgende Merkblätter und Formulare zur Verfügung:

Das Staatsarchiv Zug verfügt über ein digitales Langzeitarchiv, in dem digitale Unterlagen in archivtauglichen Formaten gespeichert und lesbar gehalten werden.

Wenn Sie dem Staatsarchiv Unterlagen in digitaler Form abliefern möchten, ist Folgendes zu beachten:

• Elektronische Ablieferungen von Unterlagen aus Fachanwendungen erfolgen via Archivierungsschnittstelle eCH-0160.
• Vor der ersten Ablieferung wird eine Pilotablieferung durchgeführt.
• Alle Daten müssen unverschlüsselt und in Standardformaten (siehe unten) übermittelt werden.
• Aus Laufwerken werden grundsätzlich keine elektronischen Unterlagen übernommen.

Bei Fragen im Zusammenhang mit Ablieferungen aus Fachanwendungen oder GEVER stehen wir gerne zur Verfügung.