Erfolgreicher Start der E-Post

Das Projekt «ePost Zug» hat einen der Grundsteine für die Digitalisierung des Postdienstes in der kantonalen Verwaltung gelegt. Die im Dienstleistungszentrum eingehenden Postsendungen werden vorsortiert, digitalisiert und den Empfängern elektronisch zugestellt. Dafür stehen persönliche E-Postkorbe oder Team-E-Postkorbe zur Verfügung. Grundlage für die Einführung der E-Post waren eine Dokumenten- und Prozessanalyse in den Ämtern.

Seit der Einführung im Jahr 2024 haben 16 Ämter auf die E-Post-Zustellung umgestellt. Dies entspricht 30 Prozent der insgesamt 53 Ämter ohne die kantonalen Gerichte. Weitere Ämter werden dazukommen. Aktuell werden monatlich rund 2000 Sendungen gescannt. Dies entspricht rund 20 000 erfasste Seiten pro Monat. Die eingehenden Rechnungen werden mit der E-Post direkt dem Kreditorenprozess zugewiesen und den Empfängerinnen und Empfängern zur Kontrolle und Visum elektronisch zugestellt. Die Auslieferung von Gerichtsurkunden, persönlichen oder vertraulichen Sendungen sowie von für die Verarbeitung benötigten Originaldokumente erfolgt nach wie vor in physischer Form.

«Die E-Post ist ein bedeutender Schritt auf dem Weg zu einer digitalisierten Verwaltung», freut sich Baudirektor Florian Weber: «Ich bin überzeugt, dass diese Transformation die behördlichen Geschäftsprozesse effizienter macht.» Im Rahmen des Folgeprojekts «ePost extend» werden die Einführungen in weiteren Ämtern folgen. Dabei werden auch die Anbindungen an Fachapplikationen umgesetzt.