Apostille, Legalisation, Überbeglaubigung
Für Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, gilt die Beglaubigung mittels Apostille. Die Dokumente werden von der konsularischen Beglaubigung befreit und direkt im Bestimmungsland anerkannt. Für alle anderen Staaten gilt die normale Beglaubigung ohne Apostille.
Was wird beglaubigt, was nicht
| Wir beglaubigen keine | Zu beglaubigen durch |
| ausländischen Dokumente | zuständige ausländische Stelle |
| Dokumente aus anderen Kantonen | für jeweiligen Kanton zuständige Stelle |
| Dokumente eidgenössischer Institutionen | Bundeskanzlei in Bern |
| private Beglaubigungsstellen | sind öffentlich-rechtlich nicht zulässig |
| Wir beglaubigen nicht direkt | Zuerst zu beglaubigen durch |
| Firmenunterschriften | Notariat, Gemeinde- oder Stadtnotariat |
| Schul-/Lehrzeugnisse, Diplome | Bildungsdirektion oder Volkswirtschaftsdirektion |
| Arztzeugnisse | Amt für Gesundheit |
| Impfausweise für Tiere | Veterinärdienst |
Schritt für Schritt zu Ihrer Beglaubigung
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Bevor Sie starten
Fragen Sie die ausländische Stelle, welche Dokumente Sie benötigen. Die Vorgaben unterscheiden sich je nach Rechtsgeschäft, Land, Region und Empfänger.
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Planen Sie frühzeitig, manchmal sind Abklärungen nötig.
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Dokumente vorbereiten
Wir beglaubigen nur amtliche Dokumente aus dem Kanton Zug, welche mit dem Originalstempel oder -siegel und der Originalunterschrift einer Person versehen ist, die im Kanton Zug zur Beglaubigung ermächtigt ist. Den Link zur Bundeskanzlei (zuständig für Beglaubigungen von Bundesdokumenten) und den jeweils zuständigen Stellen anderer Kantone finden sie unter Schritt 05.
Geben Sie uns pro Dokument das Bestimmungsland an. Es gibt keine weltweit gültige Beglaubigung, sondern je nach Land eine Apostille oder eine Legalisation. Bei einer Legalisation sind weitere Schritte nötig. Mehr dazu unter Schritt 05.
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Gebühren
Die Gebühren werden pro Überbeglaubigung der einzelnen amtlichen Originalunterschrift fällig. Sie bezahlen am Schalter entweder kontaktlos, per Debit-/Kreditkarte oder in bar. Für Ihren Postauftrag innerhalb der Schweiz erhalten Sie eine Rechnung. Die Rechnungsstellung ist nur an die Auftraggebenden mit Wohnsitz oder Firmensitz in der Schweiz möglich. Für Aufträge aus dem Ausland benötigen wir eine Vorauszahlung und die Versand- und Transportkosten werden nach Aufwand berechnet.
Fr. 20.– pro Beglaubigung (Überbeglaubigung), private Beglaubigung, Legalisation
Fr. 30.– pro Apostille
Fr. 15.– pro beglaubigte Kopie eines Originals bis 3 Seiten, zusätzlich Fr. 2.– pro weitere Seite
Das für das Bestimmungsland gültige Verfahren für die Überbeglaubigung bestimmt die Gebührenhöhe. Die Legalisation wird in der Regel nur mit weiteren Schritten in der Schweiz im Bestimmungsland akzeptiert. Mehr dazu unter Schritt 05. -
Auftrag vor Ort erteilen
► Es ist kein Termin nötig.
Sie oder eine Person Ihres Vertrauens
- legt uns das Originaldokument vor
- nennt uns pro Dokument das Bestimmungsland
- zahlt die Gebühren für Sofortaufträge kontaktlos, mit Debit-/Kreditkarte oder in bar
- erhält das beglaubigte Dokument wieder ausgehändigt
► Es ist keine Vollmacht nötig, falls Sie eine Person Ihres Vertrauens oder einen Kurier beauftragen.
Aufträge ab 10 Beglaubigungen
Planen Sie frühzeitig und senden Sie uns diese Aufträge am besten per Post. Ansonsten füllen Sie einen Bestellauftrag aus und geben die Dokumente ab. Wir informieren Sie, sobald der Auftrag erledigt und abholbereit ist. Das kann auch am nächsten Arbeitstag sein.Der Auftraggebende
- holt den Auftrag ab
- zahlt die Gebühren in bar oder per Debit-/Kreditkarte
Auftrag per Post erteilen
Auftrag aus der SchweizSenden Sie uns zusammen mit den Originaldokumenten einen schriftlichen Auftrag mit folgenden Angaben:
- Ihren Namen und Ihre Adresse, beziehungsweise Firmenbriefkopf mit genauer Adresse
- Ihre Kontaktdaten
- Das Bestimmungsland der Dokumente, damit wir das richtige Beglaubigungsverfahren wählen können. Falls nicht alle Dokumente für dasselbe Land benötigt werden, informieren Sie uns im Auftragsschreiben, welches Dokument für welches Bestimmungsland beglaubigt werden soll.
- Datum und Unterschrift
- Zustelladresse:
Staatskanzlei des Kantons Zug
Beglaubigungswesen
Seestrasse 2, Postfach
6301 Zug
Wir retournieren die beglaubigten Dokumente mit einer Rechnung an die Auftraggebenden. Für den Weiterversand oder weitere Schritte müssen Sie selber besorgt sein.
Aus dem Ausland
Für Aufträge aus dem Ausland sind weitere Vorabklärungen und die Vorauszahlung der Gebühren nötig. Bitte kontaktieren Sie uns per Mail oder Telefon.
Der Versand ins Ausland erfolgt per Einschreiben mit der Schweizer Post. -
Weitere Schritte
Dokumente mit Apostille werden gemäss Haager Übereinkommen von der konsularischen Beglaubigung befreit und direkt im Bestimmungsland anerkannt.
Für alle anderen Dokumente, also solche mit einer Legalisation, ist in der Regel anschliessend die konsularische Überbeglaubigung in der Schweiz nötig. Genaue Informationen über die Vorgaben und allfällige weitere Schritte, erhalten Sie bei der Stelle, der Sie die Dokumente im Ausland vorlegen müssen.
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Glossar
Sammelbegriff für eine amtliche Bestätigung, zum Beispiel eines Sachverhalts, eines Registerauszugs oder einer Unterschrift von Privatpersonen.
Überbeglaubigung für Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind.
Beglaubigung der Originalunterschrift einer Amtsperson auf einem amtlichen Dokument. Eine Überbeglaubigung ist für die Verwendung des Dokuments im Ausland oftmals nötig. Wir bringen die Überbeglaubigung eines amtlichen Originaldokuments des Kantons Zug je nach Bestimmungsland in Form einer Apostille oder einer Legalisation an.
Überbeglaubigung für Staaten, die dem Haager Übereinkommen nicht beigetreten sind. In der Regel ist anschliessend zusätzlich ein Stempel der konsularischen Vertretung in der Schweiz nötig.
Wir beglaubigen nur Unterschriften des Amts für Gesundheit und des Veterinärdiensts. Wenn Sie Arztzeugnisse oder Veterinärdokumente fürs Ausland benötigen, prüfen und bestätigen diese Stellen zuerst die Originalunterschrift der Ärztin / des Arztes oder der Tierärztin / des Tierarztes des Kantons Zug. Danach können wir die Dokumente überbeglaubigen.
- Amt für Gesundheit, +41 41 728 39
- Veterinärdienst, +41 41 723 74 20
Ausländische Dokumente
Ausländische amtliche Dokumente müssen von den Behörden des Ausstellungslandes überbeglaubigt werden. Auf der Webseite der Haager Apostillenkonvention finden Sie ein Verzeichnis der pro Land zuständigen Stelle.
Ausländische amtliche Dokumente müssen von den Behörden des Ausstellungslandes überbeglaubigt werden. Auf der Webseite der Haager Apostillenkonvention finden Sie ein Verzeichnis der pro Land zuständigen Stelle.
Wichtig zu wissen
Eine durch ein Notariat oder ein Stadt- beziehungsweise Gemeindenotariat erstellte beglaubigte Kopie bestätigt nur, dass diese Kopie mit dem vom Kunden oder von der Kundin als Original bezeichneten Dokument übereinstimmt. Sie bestätigt nicht, dass das Original echt ist. Auch unsere Überbeglaubigung auf einer beglaubigten Kopie bestätigt keine Echtheit des Originals. Deshalb wird eine von uns überbeglaubigte Kopie eines solchen Dokuments im Ausland nicht immer akzeptiert.
Die Authentizität eines amtlichen Dokuments beziehungsweise der amtlichen Originalunterschrift kann lediglich auf dem Original überbeglaubigt werden.
- Bitte erkundigen Sie sich bei der ausländischen Stelle, der Sie Unterlagen vorlegen müssen, was diese akzeptiert.
Lehrzeugnisse sowie Diplome und Schulzeugnisse der staatlichen oder anerkannten Bildungsinstitutionen im Kanton Zug kann die Staatskanzlei nicht direkt beglaubigen. Erst muss sie die Direktion für Bildung und Kultur (Gymnasium, Fachmittelschule, Wirtschaftsmittelschule, Pädagogische Hochschule) oder die Volkswirtschaftsdirektion (Berufsschulen) prüfen und bestätigen, dann kann die Beglaubigung erfolgen.
Bildungsdirektion Kanton Zug, +41 41 728 31 82
Volkswirtschaftsdirektion Kanton Zug, +41 728 51 67
Für Dokumente der ETH Zürich ist die Bundeskanzlei zuständig.
Für Dokumente von Schweizerischen Universitäten ist der jeweilige Standortkanton zuständig.
Dokumente aus anderen Kantonen oder von Bundesbehörden
Jeder Kanton beglaubigt nur die amtlichen Dokumente aus dem eigenen Kanton. Der Bund beglaubigt die Dokumente der Bundesbehörden.
Wir beglaubigen nur Scheidungsurteile, die vom Gericht als rechtskräftig deklariert sind und mit einem Rechtskraftstempel versehen sind. Bei anderen Gerichtsurteilen empfehlen wir, auf die ausländische Stelle zuzugehen, die das Dokument benötigt. Sie kann Ihnen sagen, ob ein Rechtskraftnachweis nötig ist.
Unsere Überbeglaubigung bestätigt lediglich die Legitimation der Gerichtsunterschrift und nicht den Eintritt der Rechtskraft.
Die Zürcher Handelskammer ist zuständig für die Kantone Zürich, Schaffhausen und Zug. Wenden Sie sich deshalb an die Staatskanzlei des Kantons Zürich.
Kontakt Staatskanzlei-Beglaubigungen Zürich
Unterschriften der Zürcher Handelskammer sind nur auf einem Ursprungszeugnis, einem Carnet ATA oder einem CITES-Dokument als amtlich anzusehen. Andere Dokumente mit Stempel und Unterschrift der Handelskammer werden zurückgewiesen.
Die Vorgaben für Übersetzungen können von Land zu Land und auch innerhalb des Landes von Amt zu Amt unterschiedlich sein, je nach Rechtsgeschäft, lokaler Gesetzgebung und Praxis. Bitte informieren Sie sich deshalb bei der Stelle, der Sie Dokumente vorlegen müssen, nach den Anforderungen. Erkundigen Sie sich insbesondere, wo Sie die Übersetzung machen dürfen ob und wie diese beglaubigt werden soll und ob Sie das Original und die Übersetzung überbeglaubigen sollen.
Weder die amtlichen Beglaubigungsstellen des Kantons Zug (Notariat, Stadt-, Gemeindenotariate) noch wir beglaubigen Inhalte von Übersetzungen.
Zum Teil verlangt die ausländische Stelle, dass die übersetzende Person mit ihrer Unterschrift für den Inhalt einsteht und deren Unterschrift beglaubigt wird. In diesem Fall kann die Übersetzerin oder der Übersetzer die eigene Unterschrift bei einer Beglaubigungsstelle beglaubigen lassen.
Montag bis Donnerstag 09:00 - 11:45 14:00 - 17:00
Freitag 09:00 - 11:45 14:00 - 16:00
Sonderöffnungszeiten:
- Mittwoch, 30.10.2024 Nachmittag geschlossen