Sprachkompass

• Pro Satz (9-25 Wörter) versuchen wir, einen Gedanken auszuführen.
• Einen Aspekt legen wir in einem Absatz (< 300 Wörter) dar.
• Das Wichtigste bringen wir immer zuerst.
• Mit Aufzählungen bringen wir der Leserschaft eine bessere Übersicht.

• Wir verwenden deutsche und umgangssprachliche Wörter und schreiben auf Schweizer Hochdeutsch.
• Wir schreiben so, wie wir sprechen.
• Fachbegriffe vermeiden wir. Wenn sie notwendig sind, erklären wir sie.
• Lange Wörter zerlegen wir und versuchen, einen neuen Satz daraus zu formen.
• Wir vermeiden Verneinungen und nutzen stattdessen die bejahende Formulierung.
• Füllwörter lassen wir weg.

• Mit Zitaten schaffen wir Nähe.
• Kleine erklärende Geschichten kommen gut an.

• Personen, Objekte und Verben machen einen Satz leichter. Verben beschreiben, was die Person oder Sache tut (Beispiel: «bewegen»).
• Wir vermeiden Worte mit -heit, -keit und -ung und ersetzen sie durch Verben.

• Wir verwenden wenig Adjektive. Das sind Eigenschaftsworte. Gelegentlich hilft ein Adjektiv aber, um sich etwas besser vorzustellen (Beispiel: «laut»). Oft kannst du aber zwei Drittel der Eigenschaftsworte streichen.
• Wir nutzen in Relativsätzen «der, die, das» statt «welcher, welche, welches».
• Das sogenannte stumme e und das Fugen-​s lassen wir weg (Beispiel: «im Fall» statt «im Falle».)

• Wenn wir mit einem Wort beschreiben können, worin es im Text geht, könnte es sich um ein sogenanntes Keyword handeln.
• Dann nutzen wir dieses Keyword im Titel.
• Wir setzen es im Text möglichst weit vorne ein, verwenden aber im Zwischentitel und Text auch Synonyme. Dies bewerten Suchmaschinen als wertvoll.

• Neutrale Formulierungen kommen tendenziell negativ an. Deshalb versuchen wir, positiv zu formulieren. (Beispiel: «Gerne übernehmen wir dies für Sie.»)
• Wir vermeiden negativ wertende Worte wie «schon wieder» oder «nur».

• Wir vermeiden distanzierte Amtssprache.
• Wir sprechen die Zielgruppe direkt an mit «Sie» statt «man».
• Wir agieren wie Menschen, schreiben persönlich und immer auf Augenhöhe.

• Typische Fragen beantworten wir gleich am Anfang.
• Wir bieten Hilfe an, wo es möglich ist.
• Respektvoll ist neben der Anrede auch, wenn wir uns hilfsbereit zeigen.

Oft sind Texte aus der Verwaltung rechtsverbindlich. Darum formulieren wir einfach, verständlich und wahr. Fachbegriffe verwenden wir nur dann, wenn sie nötig und klar sind. Das heisst, wenn es sich um allgemein bekannte und etablierte Begriffe handelt.

Eine einfache Sprache wird von allen verstanden. Eine direkte Sprache hilft dabei, dass sich die Menschen in Zug angesprochen fühlen. Je klarer unsere Kommunikation ist, desto weniger Nachfragen entstehen.

Praxis-​Tipps

• Wir schreiben immer verständlich und korrekt.
• Wir halten Sätze kurz und einfach. Wir formulieren vor allem Hauptsätze.
• Nebensätze und zu lange Sätze (> 25 Wörter) vermeiden wir.
• Wir formulieren direkt und nutzen übliche Verben. Weiter schreiben wir stets aktiv. Beispiele helfen, etwas besser zu vermitteln. Zudem bleibt so die Leserschaft aufmerksam.
• Abkürzungen, die im Text mehr als einmal vorkommen, führen wir ein: Verwenden wir sie im Text zum ersten Mal, schreiben wir den Begriff aus und ergänzen die Abkürzung in Klammern. Im weiteren Textverlauf kann die Abkürzung für sich stehen. Achtung: Im Web führen wir die Abkürzung auf jeder Unterseite separat ein. 

So schreiben wir nicht

Werden Fahrzeuge an neuralgisch unvorteilhaften und dem fliessenden Verkehr abträglichen Standorten zum Stillstand gebracht oder abgestellt, bewirkt dies nicht nur eine ungewollte Verminderung des Verkehrsdurchflusses, sondern bildet auch eine konkrete Erhöhung potenzieller Gefahrensituationen.

So schreiben wir besser

Halten oder parkieren Sie nicht vor Engpässen, in Kurven oder an anderen unübersichtlichen Stellen. So behindern Sie nicht den Verkehr und vermeiden Unfälle. Danke für Ihre Unterstützung.

Wir helfen unseren Ansprechgruppen auch mit unseren Texten. Wir formulieren, ohne zu belehren und konzentrieren uns auf das Wesentliche.

Wir signalisieren Respekt und Wertschätzung. Unsere Leserinnen und Leser können unsere Inhalte nachvollziehen. Wir erleichtern unserem Gegenüber und somit auch uns die Zusammenarbeit.

Praxis-​Tipps

• Wir erklären verständlich, warum wir etwas verlangen. Dazu gehört auch, dass wir beschreiben, was danach passiert und welche Konsequenzen zu erwarten sind.
• Wir laden im Text gerne zu einem nächsten Schritt ein. Das kann eine Einladung sein, uns anzurufen oder auf der Website auf eine nächste Seite zu klicken.

So schreiben wir nicht

• Wenn für eine Unternehmung der Nachweis der effektiven Spesen einen zu grossen Aufwand darstellt, besteht die Möglichkeit, der Kantonalen Steuerverwaltung ein Spesenreglement zur Prüfung einzureichen.
• Hiermit setzen wir Sie in Kenntnis, dass die verrechnungssteuerbelasteten Einkünfte …

Das ist direkt und hilfreich

• Wenn es für Sie zu aufwendig ist, die effektiven Spesen nachzuweisen, können Sie uns Ihr Spesenreglement einreichen. Gerne überprüfen wir es dann für Sie und melden uns mit einem Vorschlag bei Ihnen.
• Ihre Einkünfte, die Sie der Verrechnungssteuer belasten können, ...

Wir verstehen uns als eine nahbare Dienstleisterin. Wir leihen der anonymen Verwaltung unser Gesicht. Das heisst, wir kommunizieren persönlich, freundlich und nahbar. Persönliche Worte stärken das Vertrauen.

Als Verwaltung nehmen wir einen Leistungsauftrag für die Menschen im Kanton Zug wahr. Deshalb ist unsere Sprache an sie höflich und wertschätzend.

Praxis-​Tipps

• Wir sprechen unsere externen Zielgruppen grundsätzlich direkt und mit «Sie» bzw. «Du» an.
• Unsere Tonalität und Formulierungen sind positiv.
• Wir schreiben in der Regel aus der Wir-​Perspektive und kommunizieren nicht aus dem Verwaltungsturm. Ausnahme gibt es in unseren Medienmitteilungen; dort sprechen wir von uns in der 3. Person.
• Nahbar bedeutet auch, dass wir auf eine veraltete Amtssprache verzichten.

Wir verwenden immer die weibliche und die männliche Form. Ausser, ein Thema betrifft tatsächlich nur Frauen oder nur Männer. Wir können auch statt von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Mitarbeitenden, dem Personal, der Belegschaft, den Angestellten oder den Menschen im Kanton Zug schreiben.

Vorsicht beim Ausdruck Bürgerin/Bürger: Nicht alle Menschen, die im Kanton Zug wohnen oder arbeiten, sind Bürgerinnen und Bürger.

Das frühere «Amtsdeutsch» wirkt distanziert und verstaubt. Meistens ist es auch schwer verständlich und passiv. Das passt nicht mehr zu uns. Wir schreiben modern und direkt.

Diese Amtssprache nutzen wir nicht

• Beiliegend senden wir Ihnen …
• Ich hoffe, Ihnen mit diesen Informationen gedient zu haben.
• Frau Mettler ist in Cham wohnhaft.
• Hiermit dürfen wir Ihnen mitteilen, dass Sie die Prüfung bestanden haben.
•  Wir verbleiben mit freundlichen Grüssen.

So formulieren wir besser

• Sie erhalten …
• Ich hoffe, diese Informationen helfen Ihnen weiter.
• Frau Mettler wohnt in Cham.
• Sie haben die Prüfung bestanden. Herzliche Gratulation!
• Freundliche Grüsse

• Wir verwenden bevorzugt deutschsprachige Wörter. Als Faustregel gilt: Übersetzbares wird ersetzt, ausser es ist ein eingedeutschter Begriff wie «E-​Mail». Als Stilmittel nutzen wir gezielt Wörter, die aus dem Schweizerdeutschen kommen (z. B. «Chriesi-​Glacé» statt «Kirscheis»).
• Wir verwenden stets das verständlichste Wort. Dies kann sich über die Jahre ändern. Das Smartphone oder Mobile hiess vor 20 Jahren Natel und vor 10 Jahren Handy.

Fachbegriffe sind für uns selbstverständlich, für die meisten Leserinnen und Leser aber nicht. Das gilt auch für scheinbar einfache Begriffe. Wenn Fachbegriffe aus Gesetzen und Verordnungen stammen, erklären wir sie kurz. Wir nennen solche Ausdrücke am Textanfang und erklären direkt im nächsten Satz, was diese Fachbegriffe bedeuten.

So erklären wir Fachbegriffe

• Bevor wir eine Massnahme verfügen (das heisst: festlegen und anordnen), können Sie sich dazu äussern. Sie erhalten rechtliches Gehör, was soviel bedeutet wie: Sie können uns schriftlich oder mündlich Ihre Sichtweise zu dem mitteilen, was Ihnen vorgeworfen wird.
• Sie müssen Ihr neues Auto einlösen, bevor Sie es auf der Strasse benutzen dürfen. Das heisst; Sie brauchen für Ihr Fahrzeug eine Versicherung und müssen es bei uns offiziell anmelden.