Gut zu wissen

Die Unterlagen werden nach Eingangsdatum im Rahmen unserer Kapazitäten rasch möglichst bearbeitet. Da die erhaltenen Anmeldungen und Belege durch unseren Rechtsdienst auf Vollständigkeit und Gesetzmässigkeit geprüft werden (Art. 937 OR), bitten wir Sie um etwas Geduld. Wenn Sie uns vollständige und korrekte Belege einreichen, erleichtern Sie uns die Bearbeitung und wir können den Eintrag ohne weitere Verzögerung vornehmen. Sie haben die Möglichkeit, uns vorgängig Entwürfe zur Vorprüfung einzureichen.

Erfahrungsgemäss erhalten wir im Juni und Dezember ein Mehrfaches der sonst üblichen Anzahl an Geschäften und Vorprüfungsgesuchen. In dieser Zeit muss deshalb mit einer längeren Bearbeitungszeit als üblich gerechnet werden.

Bitte beachten Sie zudem, dass elektronische Eingaben via sicheres Kontakformular nicht rascher bearbeitet werden als Anmeldungen, die uns per Post erreichen.

Nach der Eintragung im Tagesregister werden die Daten dem Eidg. Amt für das Handelsregister (EHRA) übermittelt. Dieses prüft und genehmigt die Einträge und leitet diese zur Publikation an das SHAB weiter. Die Einträge werden Dritten gegenüber erst mit der Publikation im SHAB rechtswirksam (Art. 936a Abs. 1 OR). Mit der SHAB-Publikation wird die Eintragung im Zentralen Firmenindex Zefix und im Portal des Handelsregisters Zug ersichtlich.

Für eine Eintragung im Handelsregister sind je nach Rechtsform unterschiedliche Unterlagen erforderlich. Für die Eintragung eines Einzelunternehmens, einer Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft ist eine Anmeldung grundsätzlich ausreichend (Anmeldeformulare finden Sie auf unserer Website). Für die Eintragung eines Vereins benötigen wir eine Anmeldung, das Protokoll der Vereinsversammlung und die Statuten sowie gegebenenfalls weitere Belege nach Art. 90a HRegV.

Die Gründung einer Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Genossenschaft muss öffentlich beurkundet werden. Hierfür müssen Sie sich an ein Notariat oder eine Urkundsperson wenden. Checklisten und ausführliche Informationen zur Firmengründung finden Sie auf dem KMU-Portal des SECO. Musterstatuten für AG und GmbH finden Sie beispielsweise auf der Website des Handelsregisteramts Zürich.

Die Errichtung einer Stiftung muss ebenfalls öffentlich beurkundet werden. Für klassische Stiftungen, die in der Zentralschweiz tätig sind, ist die Zentralschweizer BVG- und Stiftungsaufsicht (ZBSA) in Luzern zuständig. Klassische Stiftungen, die schweizweit und/oder international tätig sind, unterstehen der Eidgenössischen Stiftungsaufsicht ESA in Bern. Nähere Informationen und Mustervorlagen finden Sie auf der Website der zukünftigen Aufsichtsbehörde.

Gerne beraten wir Sie in Bezug auf Handelsregisterbelege oder konkrete Fragen zum Handelsregister. Bitte beachten Sie aber, dass wir nur zu Fragen in unserem Zuständigkeitsbereich und Gesellschaften mit (künftigem) Sitz im Kanton Zug Stellung nehmen können. Auch können wir Ihnen keine allgemeine Rechtsberatung erteilen.

Der Handelsregistereintrag muss stets aktuell gehalten werden. Ist eine Tatsache im Handelsregister eingetragen, so muss auch jede Änderung dieser Tatsache eingetragen werden (Art. 933 Abs. 1 OR). Sie müssen deshalb die Änderungen von eingetragenen Tatsachen bei uns schriftlich anmelden. Das Unterlassen einer Anmeldung kann zu einem Aufforderungsverfahren nach Art. 938 f. OR führen.

Bei einer Änderung senden Sie uns bitte eine schriftliche Anmeldung und die Belege, welche für die betreffende Änderung gemäss Handelsregisterverordnung erforderlich sind, im Original oder als beglaubigte Kopie. Gerne geben wir Ihnen via E-Mail Auskunft, welche Belege im konkreten Fall eingereicht werden müssen.

Auf unserer Website finden Sie diverse Formulare sowie weitere Informationen zur Anmeldung.

In bestimmten Fällen, insbesondere wenn nach Abschluss der Liquidation einer gelöschten Rechtseinheit neue Aktiven auftauchen, ist es möglich, eine gelöschte Rechtseinheit wieder im Handelsregister einzutragen. Der Eintrag wird dann grundsätzlich wieder so erstellt, wie er im Zeitpunkt der Löschung war (Art. 164 HRegV). Für die Wiedereintragung einer gelöschten Rechtseinheit ist der Richter zuständig. Nähere Informationen zur Vorgehensweise erhalten Sie beim Kantonsgericht.

Die Löschung einer Rechtseinheit im Handelsregister setzt grundsätzlich die Zustimmungen der Steuerbehörden des Bundes und des Kantons voraus. Wenn Sie die Löschung Ihrer Gesellschaft bei uns anmelden, werden wir von Amtes wegen die Steuerbehörden des Bundes und des Kantons kontaktieren. Die Löschung darf erst eingetragen werden, wenn wir die schriftlichen Zustimmungen von beiden Behörden erhalten haben. Zum Verfahren bei den Steuerbehörden (insbesondere zur Dauer, bis wir die Zustimmungen erhalten) kann das Handelsregisteramt keine Auskunft geben. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an die zuständige Steuerverwaltung.

Wenn ein beglaubigtes Dokument oder eine beglaubigte Unterschrift im Ausland verwendet werden soll, muss die Beglaubigung in der Regel mit einer Überbeglaubigung in Form der Legalisation oder Apostille ergänzt werden. Die Überbeglaubigung bestätigt die Echtheit der Unterschrift der Urkundsperson sowie der Eigenschaft, in welcher sie gehandelt hat, und der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

Bei einer Überbeglaubigung in Form einer Legalisation ist normalerweise zusätzlich ein Stempel der zuständigen diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz erforderlich. Die «Apostille» ersetzt die Überbeglaubigung in Ländern, die dem Haager Übereinkommen vom 05. Oktober 1961 beigetreten sind.

Die Überbeglaubigung eines amtlichen Originaldokuments des Kantons Zug in Form einer Apostille oder einer Legalisation erfolgt bei der Staatskanzlei. Nähere Informationen zu Apostillen finden Sie zudem auf der Website der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht.

Das Handelsregister ist öffentlich (Artikel 936 Absatz 1 OR, Artikel 10 HRegV). Die Einträge im Register, die Anmeldungen und die eingereichten Belege können deshalb von jeder Person ohne Interessennachweis eingesehen werden. Nach dem Eintrag im Handelsregister können wir die hinterlegten Belege nicht mehr entfernen oder austauschen.

Unterlagen für das Handelsregister sollten daher nur die für den Handelsregistereintrag notwendigen Informationen enthalten. Sie tragen die Verantwortung dafür, dass die Unterlagen, welche Sie uns einreichen, keine sensiblen Daten enthalten. Insbesondere empfehlen wir Ihnen, separate Pass- oder ID-Kopien einzureichen, damit diese Ausweisdokumente nicht öffentlich einsehbar werden.

Bei Protokollen können Sie uns auch einen Auszug aus dem vollständigen Protokoll einreichen. Die Angaben zum Datum, Beginn und Ende (Uhrzeit) sowie zu Art und Ort der Versammlung, zu den vertretenen Anteilen und zur Beschlussfähigkeit der Versammlung müssen auch im Auszug enthalten sein (Artikel 702 Absatz 2 OR). Der Protokollauszug muss ebenfalls von der Protokollführerin oder vom Protokollführer sowie von der Vorsitzenden oder vom Vorsitzenden des beschliessenden Organs unterzeichnet werden (Artikel 23 Absatz 2 HRegV).

Als «Mantelhandel» wird der Handel mit ehemals aktiven, aber faktisch liquidierten und damit leeren Gesellschaften – sog. «Aktienmäntel» – bezeichnet. Gemäss ständiger bundesgerichtlicher Rechtsprechung ist der Mantelhandel nichtig. Diese Rechtsprechung ist seit dem 01.01.2025 entsprechend kodifiziert (Art. 684a Abs. 1 OR). Wir sind daher verpflichtet, eine solche Eintragung zurückzuweisen (SHK-HRegV, Art. 28 N 53 m.w.H.).

Wenn wir im Zusammenhang mit einer Anmeldung einen begründeten Verdacht auf eine nichtige Aktienübertragung haben, werden wir die Gesellschaft auffordern, ihre aktuelle unterzeichnete und, falls sie über eine Revisionsstelle verfügt, geprüfte Jahresrechnung einzureichen (Art. 684a Abs. 2 OR). Nach unbenutztem Ablauf der gesetzten Frist werden wir den Geschäftsfall abbrechen und die eingereichten Unterlagen zurücksenden.

In diesem Zusammenhang machen wir Sie auf die Pflichten des obersten Leitungs- und Verwaltungsorgans – Verwaltungsrat bei AG, Geschäftsführung bei GmbH – nach Artikel 725 ff. OR aufmerksam. Der Verwaltungsrat muss die Zahlungsfähigkeit der Gesellschaft überwachen und bei drohender Zahlungsunfähigkeit mit der gebotenen Eile Massnahmen zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit ergreifen.